疫情之下，遠距工作幾乎成為未來一段時間內許多企業的「常態」，但這個常態不一定令人舒服。用協作軟體遠距工作時，你可能容易被跳出的通知干擾、消化不了一堆資訊、不斷被要求參加線上會議，又或是擔心傳敏感文件給同事卻不慎外流。

其實，除了人類需要「適應」這樣的常態，數位協作產品也得適應衍生出來的新需求。日前微軟 Office 設計總監 Jon Friedman 就在個人 Medium 部落格特地撰文指出，2020 年疫情導致每個人都「不得不」在家工作，也讓許多人原本的工作、生活界線消失。

因此，微軟 Microsoft 365 在試圖在當今工作模式轉型下，透過四大方向來協助數位工作者高生產力。來看看微軟如何從 UI 著手吧！

改變 UI，維持專注力

Jon Friedman 指出，因為我們是人類，而非擁有開關切換的機器人，因此許多人在工作時都容易被各種任務通知瓜分注意力。例如：工作到一半，通訊軟體就會跳出同事或家人的訊息；明明在開車，卻會忍不住常常檢查輔助駕駛系統上的社群通知等，這些訊息都會造成分心，並帶來焦慮與壓力。

因此，微軟從使用者介面（UI）著手，推出 Dark Mode 等工作模式，將多餘視覺效果刪掉，只保留工作內容。未來 Microsoft 365 的 UI 設計也會更看重如何維持使用者的專注力，除了淡化 App 的品牌色調，也會用微軟擅長的 GUI 架構 Ribbon 整合訊息的上下文標籤，當使用者臨時查看工作任務資訊時，很快就會讀懂前後文脈絡。

不只如此，微軟也將透過 Fluid Framework 架構，整合各類應用，讓使用者在工作切換之間可以無縫接軌。

資訊爆炸？讓 AI 幫你消化

使用數位工具與他人協作時，我們通常需要查看訊息記錄、專案背景、專案成員或工作流程等等，才會讓工作更順暢；然而，當大家都變成遠距工作，這些資訊內容往往也爆增，導致大腦難以消化。

而 AI 則擅長分析大量資料，協助使用者篩選出重要的工作相關資訊。以 Microsoft 365 的 Project Cortex 為例，可以藉由 AI 依據主題、內容和協作成員來管理工作資訊，把大量資料轉化成易懂的內容。

非同步，拿回你我的界線

Jon Friedman 觀察到，疫情使得全世界都在以一種前所未有的方式，嘗試透過網路來學習、工作甚至生活。或許快速方便，卻也讓公私領域「難分難解」。

因此 Microsoft 365 也將這層顧慮納入考量，除了本來就讓產品能無縫接軌使用之外，也增加了許多「非同步」（asynchronous）功能。這樣的設計讓使用者重新拿回主控權，可以依據自己的工作步調來安排何時、以及將以何種狀態參加會議。

所以，使用者在回應這些非同步場景的訊息或討論時，除了透過文字之外，也可以用短視訊的方式來回覆，讓彼此的表達更清晰。

數位工作與數位資安

最後，既然是遠距工作，那就不得不考量數位資安議題，而資安議題其實就是「人」的議題。Microsoft 365 將強化文件擁有者的資安權限，讓他們可以自主管控同事可以用文檔做什麼、又不能做什麼，避免機密文件需要與同事共享時，卻不慎被外洩。

除了針對企業，Microsoft 365 也提供家長監護服務（Family Safety），讓家長管理數位內容，培養未成年孩童健康的數位使用習慣。