文/昕奇雲端行銷部整理編輯
疫情警戒升級，防疫事宜刻不容緩，公司企業啟動分流，展開遠距辦公等，無不繃緊神經，此刻，數位化議題再度成為焦點，企業數位化工作模式已經為大勢所趨，數位化工作環境的目的不但是要讓工作不因疫情而中斷，同時能讓企業因應數位化工作模式轉變下，提供員工更彈性與方便的工作模式。
首先第一步，要降低人員遠距辦公的困難，能順利進行視訊會議以及有效溝通，導入雲端辦公協作工具是最快速且無痛的方法，其中以Google Workspace和Microsoft 365最為人所知。*全球有超過5百萬的企業用戶使用Google Workspace；而Microsoft 365 每個月則有2億位企業版活耀用戶，由此可見，使用雲端辦公服務已成為全球主流。
以下會針對Google Workspace和Microsoft 365 常見協作工具做分享。
Google Workspace 為遠距工作、視訊會議提供哪些實用工具?
隨時隨地加入會議：Meet
- Meet 介面簡單好操作，安排好會議後，將連結分享給邀請對象即可，完全不須擔心同事、客戶或是顧客是否擁有適合的帳戶或會議外掛程式。
- Meet 視訊會議傳輸的資料都會經過加密，系統預設啟用的一系列防濫用措施也能確保您的會議安全無虞。
- 在Meet有進階的「舉手功能」、「分組討論」、「問答功能」、「投票功能」，不只讓每位使用者的反饋都能清楚傳達，也促進彼此互動。
- Tip :從Gmail建立會議，點擊側邊的日曆logo便可做預約，在創建會議的同時，還會能自動帶入相關的信件、文件與會議名稱，也會從該信件的收、寄件者中建議邀請會議的對象。
讓溝通開會更有效率：Meet, Jamboard, Chat
在文件、試算表和簡報中顯示 Meet 子母畫面
- 為方便使用者在協同合作時與夥伴進行視訊和語音通話，Google 將在文件、試算表和簡報中陸續推出 Meet 子母畫面，讓使用者在即時協作期間，除了以文字和言語溝通外，也能透過視訊畫面，享受面對面談話般的工作效率。
- 線上虛擬協作白板「Google Jamboard」可讓使用者在不同空間開會時，也能即時、同步進行腦力激盪
- 可以在 Google Chat 或 Gmail 中的 Chat 建立聊天室，鼓勵分散各地的團隊成員保持聯絡。如此一來，大家就能夠輕鬆交流、分享彼此對專案的構想、針對最佳做法交換意見，並且打造團隊意識。
即時編輯團隊文件 :Google文件、試算表及簡報
- 您再也不必透過電子郵件來回寄送檔案及處理多個附件了。只要使用 Google 文件、試算表和簡報，就可以即時同步編輯檔案、在檔案中進行即時通訊，以及透過註解功能獲得您所需的意見回饋。系統會自動儲存變更，因此團隊成員隨時都能存取到最新版本的內容。
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Microsoft 365：協作新寵兒 Microsoft Teams
Microsoft Teams 整合聊天、視訊會議、 文件儲存 、Office 365等功能，您可以在雲端集中儲存檔案、通訊及共同合作，全都在同一個位置，不需要四處切換畫面。從家中、辦公室或全球各地，最佳協作從 Microsoft Teams 開始，為公司不同部門建立團隊，或為特殊專案建立團隊。
- 聊天：分享您的意見，以及您的個人想法。在群組聊天或一對一訊息中傳送 GIF、貼圖和表情圖示。同時在一或多個頻道開始交談並進行公告，還可以在@提及以引起團隊成員的注意。
- 線上會議：不論是一對一小型會議、進行銷售促銷、主持小組訓練，或進行大型線上活動，在任何情況都放心地與任何人線上排程和參加會議。
- 共同作業：快速存取 Microsoft Word、Excel 和 PowerPoint 等應用程式，並在當中進行共同作業。在所有共用文件、行事曆和檔案上輕鬆進行即時共同作業。透過即時、自動同步處理和版本歷程記錄追蹤，在 Teams 中即時共同處理同一個檔案。
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文件管理協同合作：OneDrive, Sharepoint
- 當您在 OneDrive 中處理檔案時，您就有一個能共用、一起編輯及共同作業的基礎。 不必再以電子郵件傳送附件、不會再有複雜的版本問題，也不會再受限於您的辦公室電腦，文件可以跨裝置同步，共同編輯，依照權限分享他人
- 使用 SharePoint 透過您的內部網路建立小組網站或專案管理網站，以便分享資訊、內容和檔案，並設置權限控管。
利用雲端協作服務解鎖新工作模式，Google Workspace 和 Microsoft 365 皆為雲端式訂閱服務（SaaS)，都已經有相當強大成熟的協作功能與服務，即便在家辦公也能與團隊高效溝通合作，您可依據使用習慣，選擇最適合貴公司的雲端協作工具。
昕奇雲端為Google 和Microsoft合作夥伴，持續助力企業抗疫，幫助您實現辦公室雲端化的理想，用好工具提升企業生產力及即時力！
*資料來源：https://www.businessinsider.com/google-g-suite-gmail-2-billion-vs-microsoft-office-2020-3 和 Google Workspace/Microsoft 365官網
*圖片來源：原廠官網
